REKLAME
En kontorflytning handler om langt mere end at få skriveborde, stole og kasser fra én adresse til en anden. For virksomheden er den største udfordring ofte at holde hverdagen kørende, mens arbejdspladser, mødelokaler, arkiver og udstyr bliver flyttet.
Jo bedre processen er planlagt, desto mindre er risikoen for, at medarbejdere står uden deres udstyr, at inventar ender det forkerte sted, eller at flytningen trækker længere ud end nødvendigt.
Derfor bør planlægningen begynde længe før den første flyttekasse bliver lukket.
Lav en plan for arbejdspladser og inventar
Det første skridt er at skabe overblik over, hvad der faktisk skal flyttes.
Et moderne kontor består ofte af langt mere end skriveborde og kontorstole. Der kan også være skabe, reoler, mødeborde, receptionselementer, arkiver og forskelligt udstyr, der skal med til de nye lokaler.
Det kan derfor være en fordel at dele flytningen op i områder eller afdelinger.
Overvej blandt andet:
- hvilke arbejdspladser der skal flyttes først
- hvilke medarbejdere der kan arbejde hjemme under flytningen
- hvilke møbler der skal genbruges
- hvad der skal på lager eller bortskaffes
- om der er særlige adgangsforhold på en af adresserne
- om flytningen skal foregå i etaper
Jo mere præcist inventaret er kortlagt, desto lettere bliver det at vælge både flyttebil, bemanding og rækkefølge.
Begræns nedetiden med god koordinering
For de fleste virksomheder er tid en afgørende faktor. Hver ekstra dag, hvor medarbejderne ikke kan arbejde normalt, påvirker både interne processer og kunder.
Derfor kan det være relevant at prioritere bestemte afdelinger eller arbejdsstationer, så de vigtigste funktioner kommer hurtigt på plads.
En transport- og flyttevirksomhed, der arbejder med erhvervsflytning i Midt- og Østjylland, er Viborg Varetransport. Virksomheden hjælper blandt andet med planlægning, flytning af kontormøbler og inventar samt nedpakning og udpakning. Flytningen kan efter behov også tilrettelægges uden for normal åbningstid.
Når man undersøger mulighederne for kontorflytning, er det derfor en fordel at have både tidsplan, inventarliste og adgangsforhold klar på forhånd.
Det giver et bedre grundlag for at planlægge flytningen omkring virksomhedens drift.
Midlertidig opbevaring kan give mere fleksibilitet
Det er ikke altid, at de gamle og nye lokaler passer perfekt sammen tidsmæssigt.
Måske skal virksomheden være ude af de gamle lokaler, før alle områder på den nye adresse er klar. Eller måske er der inventar, som ikke skal bruges med det samme.
Her kan midlertidig opbevaring være en praktisk løsning.
Viborg Varetransport tilbyder lagerhotel i Viborg, hvor virksomheder kan opbevare blandt andet inventar, arkivmateriale og udstyr i kortere eller længere perioder. Det gør det muligt at flytte i etaper og undgå at fylde de nye lokaler med ting, der endnu ikke har en fast plads.
Det kan også være relevant ved intern flytning. En virksomhed behøver ikke skifte adresse for at have brug for professionel flyttehjælp. Ved ombygning eller omorganisering kan afdelinger skulle bytte plads, arbejdsstationer flyttes mellem etager, eller større mængder inventar omrokeres.
Prisen afhænger af mere end antallet af kilometer
Ved kontorflytning er afstand kun én del af regnestykket.
Prisen afhænger blandt andet af mængden af inventar, antallet af arbejdspladser, adgangsforholdene, behovet for nedpakning og udpakning samt hvor mange flyttemænd der skal bruges.
Det betyder, at en mindre kontorflytning på kort afstand godt kan være mere kompleks end en længere transport, hvis adgangsforholdene er vanskelige eller mængden af inventar er stor.
Derfor er det en god idé at beskrive opgaven så præcist som muligt, før der indhentes tilbud.
En vellykket kontorflytning begynder ikke med flyttebilen, men med planlægningen. Når medarbejdere, inventar, tidsplan og de nye lokaler tænkes sammen fra starten, bliver det lettere at holde nedetiden nede og få virksomheden hurtigt tilbage i normal drift.
